Größere Unternehmen sind seit Juli 2023 nach dem Hinweisgeberschutzgesetz – auch bekannt als Whistleblower Gesetz – verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten. Ab Dezember trifft diese Pflicht auch mittelständische Unternehmen und kann bei Nichteinhaltung mit einer Geldbuße geahndet werden.
Bisher sind insbesondere Unternehmen ab 250 Beschäftigten sowie Kapitalverwaltungsgesellschaften, unabhängig von ihrer Beschäftigtenzahl verpflichtet, interne Meldemechanismen zu etablieren. Dort können Personen im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erlangte Informationen über Verstöße gegen europäisches und nationales Recht melden, §§ 12 Abs. 1 S. 1, 40 Abs. 2 Nr. 2 HinSchG. Ab dem 1. Dezember 2023 kann das Fehlen einer solchen Meldestelle mit einer Geldbuße bis zu 20.000€ geahndet werden. Die Einrichtung wird daneben ab dem 17. Dezember 2023 auch für Unternehmen mit 50-249 Beschäftigten verpflichtend.
Eine interne Meldestelle kann in Form
- einer Einzelperson im Unternehmen,
- einer Abteilung bestehend aus mehreren Beschäftigten oder
- eines Dritten wie einer Ombudsperson oder einem externen Dienstleister
eingerichtet werden.
Vorgehensweise bei Meldungen
Das Verfahren nach einer Meldung ist vorgegeben und erfordert u.a. die
- mündliche oder schriftliche und auf Wunsch auch persönliche Meldungsabgabe
- Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen
- umgehende Prüfung, ob der gemeldete Verdacht in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt und der Hinweis schlüssig ist
- Benachrichtigung der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten, welche Maßnahmen in Folge ergriffen wurden
Daneben bestehen weitere Pflichten wie die Anforderung zur Aufzeichnung eingegangener Meldungen, Wahrung der Vertraulichkeit, vorgeschriebenen Reaktionszeiten und Aufbewahrung für einen Zeitraum von drei Jahren sowie die Bereitstellung zumindest eines Meldekanals, über welchen auch anonyme Meldungen eingereicht werden können.
Bei der Erfüllung dieser Pflichten sind wir für Sie da!
Verfahren zur Meldungsbetreuung
Moore TK All-in-One Ansatz
Mit unserem Moore TK-All-in-One Ansatz bieten wir Ihnen ein einfaches und übersichtliches System zur Entgegennahme von Meldungen gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz an. Mit unserem Whistleblower-Channel stellen wir Ihnen eine Komplettlösung zur Verfügung, die sowohl die Einrichtung des Hinweisgebersystems als auch den Betrieb der internen Meldestelle als Managed Service umfasst. Unsere eingesetzte digitale Plattform ermöglicht es Ihnen, die interne Meldestelle vollständig an uns auszulagern. Wir kümmern uns um die Implementierung eines schlüsselfertig und weltweit einsetzbaren Meldesystems in Ihrem eigenen Branding sowie die nachfolgende Betreuung und die Erstbewertung der eingehenden Hinweise.
Zusammen mit Ihnen richten wir ein zentrales Case-Management-System mit Echtzeitstatistiken und Dashboards für Ihr Compliance- Reporting ein.
Damit verbunden helfen wir auch gerne beim Aufsetzen von Richtlinien, Code of Conduct oder Verfahrensanweisungen. Im Bedarfsfall bieten wir auch eine rechtliche Beratung durch unsere Rechtsanwaltskanzlei Moore TK Legal an.
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