Ich willige ein, dass Moore TK GmbH Steuerberatungsgesellschaft, Rennershofstraße 8-9, D-68163 Mannheim (nachfolgend “Moore TK”), den Fathom AI Notetaker der Fathom Video Inc., 2261 Market Street #4378, San Francisco, CA 94114, USA, zur Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung von Online-Besprechungen (z. B. via Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet) einsetzt, an denen ich teilnehme.

Dabei werden personenbezogene Daten wie mein Name, meine E-Mail-Adresse sowie Audio- und Videodaten der Besprechung verarbeitet. Diese Daten können auch sensible Informationen enthalten, sofern ich solche im Rahmen der Besprechung mitteile.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage meiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ich bin darüber informiert, dass die Verarbeitung meiner Daten durch Fathom Video Inc. in den USA erfolgt. Fathom Video Inc. ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert und verpflichtet sich zur Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards. Zudem besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO zwischen Moore TK und Fathom Video Inc., der spezielle Regelungen für Berufsgeheimnisträger enthält.

Die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten dient der Erstellung von Notizen mithilfe des Fathom AI Notetaker. Die Verarbeitung erfolgt automatisiert.

Die im Rahmen des Fathom AI Notetaker verarbeiteten personenbezogenen Daten werden für die Dauer von 12 Monaten gespeichert, um eine Nachverfolgung und Dokumentation der Besprechungsinhalte zu ermöglichen. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten automatisch gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung des Fathom AI Notetaker erfolgt freiwillig. Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung dieser Daten. Bitte beachten Sie jedoch, dass ohne Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung durch den Fathom AI Notetaker keine automatisierte Aufzeichnung, Transkription oder Zusammenfassung der Besprechung möglich ist. In diesem Fall müssten alternative Methoden zur Dokumentation der Besprechungsinhalte genutzt werden.

Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Fathom Video Inc. in die USA erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 gemäß Artikel 45 DSGVO. Dieser bestätigt, dass die USA für Unternehmen, die unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten. Fathom Video Inc. ist entsprechend zertifiziert.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Ich bin darüber informiert, dass durch die Video- und Audioaufzeichnungen besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden können. Dies umfasst insbesondere Informationen, aus denen Rückschlüsse auf meine rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder sexuelle Orientierung gezogen werden können. Beispiele hierfür sind:

• Rassische oder ethnische Herkunft: Merkmale, die auf meine ethnische Zugehörigkeit hinweisen könnten.
• Politische Meinungen: Äußerungen oder Symbole, die meine politischen Ansichten erkennen lassen.
• Religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen: Hinweise auf meine religiöse Zugehörigkeit oder weltanschauliche Einstellungen.
• Gewerkschaftszugehörigkeit: Informationen über eine Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft.
• Gesundheit: Angaben zu meinem Gesundheitszustand oder Behinderungen.
• Sexuelle Orientierung: Informationen, die Rückschlüsse auf meine sexuelle Orientierung zulassen.

Die Verarbeitung dieser besonderen Kategorien personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage meiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Widerruf der Einwilligung

Ich bin darüber informiert, dass:

• die Nutzung des Fathom AI Notetaker freiwillig ist und meine Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann;
• ein Widerruf meiner Einwilligung keine nachteiligen Auswirkungen auf meine Beziehung zu Moore TK hat;
• im Falle eines Widerrufs meine personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen;
• ich weitere Informationen zum Datenschutz bei Moore TK in der Datenschutzerklärung unter https://moore-tk.de/datenschutz finde.

Weitere Informationen zum Datenschutz von Fathom finden Sie unter: https://fathom.video/privacy. Ausführliche Hinweise zur Datensicherheit, zu bestehenden Zertifizierungen sowie aktuellen Dokumenten stellt der Anbieter unter folgendem Link zur Verfügung: https://trust.fathom.video/.

Ferner stehen mir die weiteren in den Datenschutzhinweisen der Moore TK dargestellten Rechte zu, zu finden unter https://moore-tk.de/datenschutz.