Whistleblowing – Hinweisgeberschutzgesetz
Whistleblower (zu deutsch „Hinweisgeber:innen“) leisten wertvolle Beiträge zum Wohl des Unternehmens, für das sie tätig sind, und für die Gesellschaft, in der sie leben. Dem trägt die Whistleblower-Richtlinie Rechnung.
Was sind die Herausforderungen?
Obwohl die EU-Whistleblower-Richtlinie bereits am 16. Dezember 2019 in Kraft getreten ist, wurde erst am 16. Dezember 2022 auf deutscher Ebene das lang erwartete Hinweisgeberschutzgesetz vom Bundestag beschlossen und erhielt im Februar 2023 keine mehrheitliche Zustimmung im Bundesrat. Daraufhin wurde der Vermittlungsausschuss einberufen. Dieser konnte Anfang Mai eine Einigung erzielen, woraufhin das Gesetz sowohl vom Bundestag als auch vom Bundesrat angenommen wurde. Mit der Verkündung am 2. Juni tritt das neue Gesetz einen Monat später in Kraft und gilt ab dem 2. Juli 2023 zunächst für alle Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden.
Das Gesetz soll eine frühzeitige Aufdeckung von Missständen unterstützen und betroffenen Arbeitgebern helfen, Strafzahlungen sowie Sanktionen zu verringern oder im besten Fall ganz zu vermeiden. Außerdem sollen so negative Auswirkungen auf Image und Reputation der Organisation vermieden werden. Interne Meldestellen sind ein notwendiges und wirksames Instrument, um illegales und unethisches Verhalten offenzulegen, Risiken frühzeitig zu identifizieren und Probleme auszuräumen, bevor sich daraus ernsthafte Konsequenzen ergeben.
Die betroffenen Organisationen sollten frühzeitig ein anonymes Hinweisgebersystem einrichten, da die Implementierung je nach Größe und Komplexität der Organisationsstruktur mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann. Daher ist es ratsam, diesen Prozess rechtzeitig zu beginnen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Gemäß § 18 des Hinweisgeberschutzgesetzes müssen nach Eingang eines Hinweises geeignete Folgemaßnahmen ergriffen werden. Eine Option ist die Weiterleitung des Verfahrens an eine innerhalb des Unternehmens zuständige Einheit für interne Ermittlungen, um weitere Untersuchungen durchzuführen (§ 18 Nr. 4 HinSchG).
Außerdem können Informationen unter Wahrung der Vertraulichkeit an andere Einheiten des Unternehmens weitergegeben werden, um interne Ermittlungen durchzuführen. Innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs des Hinweises muss die interne Meldestelle eine Rückmeldung über das Ergebnis der Untersuchung an die meldende Person geben. Diese Rückmeldung muss die geplanten und bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie die Gründe dafür enthalten. Laut Gesetz müssen Unternehmen innerhalb von 7 Tagen den Eingang der Meldung bestätigen.
Zusätzlich zum Hinweisgeberschutzgesetz hat der Bundestag am 11. Juni 2021 das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz verabschiedet. Es verpflichtet alle Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeitenden ab dem 01.01.2023 und ab 2024 mit über 1.000 Mitarbeitenden dazu, Menschenrechtsverletzungen bei sich und ihren Zulieferern zu verhindern. Auch dieses Gesetz fordert ein Beschwerdeverfahren durch die Einrichtung eines Meldesystems.
Die wesentlichen Eckpunkte im Überblick
Sanktionen
Das Gesetz sieht Geldstrafen für Verstöße gegen die vorgeschriebene Regulierung vor. Falls kein internes Meldeverfahren eingerichtet oder durchgeführt wird, kann eine Geldstrafe von bis zu 20.000 EUR verhängt werden. Des Weiteren stellt es eine Ordnungswidrigkeit dar, wenn eine Meldung oder Kommunikation verhindert wird, wenn eine Repressalie ergriffen oder versucht wird oder wenn das Vertraulichkeitsgebot vorsätzlich oder fahrlässig missachtet wird. In diesen Fällen kann eine Geldstrafe von bis zu 50.000 EUR verhängt werden.
Unser Ansatz
Ein implementiertes Hinweisgebersystem ist nicht nur kosteneffektiv und effizient, um Risiken frühzeitig zu identifizieren und abzuwehren, sondern dient auch als Frühwarnsystem für potenzielle Missstände und als Schutzschild vor Skandalen. Mitarbeitende und externe Stakeholder werden so automatisch Teil eines internen Kontrollsystems. Damit der Meldekanal effektiv genutzt werden kann, ist es wichtig, dass Mitarbeitende ausreichend sensibilisiert werden, welche Vorfälle über diesen Kanal gemeldet werden sollten.
Angesichts des Aufwands bei der Programmierung und Implementierung eines Hinweisgebersystems ist es ratsam, die technische Umsetzung einem erfahrenen Dienstleister anzuvertrauen. Insbesondere im Hinblick auf Datenschutzanforderungen, die eine sichere Speicherung und Hosting der Daten gewährleisten müssen, ist eine fachkundige Lösung empfehlenswert. Zudem erweisen sich in der Regel die Lizenzgebühren für die Software eines Dienstleisters als wirtschaftlicher, zumal der externe Anbieter auch die Wartung und Pflege der Software gewährleistet.
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